プライバシーポリシー
一般社団法人労働環境改善協会（以下「当社」といいます。）は、当社のサービスを利用するお客様（お客様が法人である場合には、実際のサービスお客様である個人を指します。以下同様です。）の個人情報の取扱いについて、以下のとおり個人情報保護方針を定め、個人情報保護の仕組みを構築し、全従業員に個人情報保護の重要性を認識させるとともにその取組みを徹底させることにより、個人情報の保護を推進します。
Ⅰ．個人情報の取得及び利用について
当社は、以下の目的に必要な範囲で、お客様の個⼈情報を取得し、取得した情報を利用させていただきます。以下の⽬的の範囲を超えて個⼈情報を利⽤する場合には、事前に適切な⽅法でお客様からの同意を得るものとします。
（１）当社のハラスメント相談窓口業務の提供、契約企業・団体の管理、料金請求、相談窓口をご利用いただく企業・団体の従業員の方からのご相談への対応、相談員の管理のため
（２）当社のセミナー等のご案内及び参加証送付のため
（３）交流会等無料イベントの開催、参加者管理のため
（４）当社のサービスの内容を改良・改善し、又は新サービスを開発するため
（５）当社のサービスの新機能、更新情報、キャンペーン等及び当社が提供する他のサービスのご案内（電子メール、チラシ、その他のダイレクトメールの送付を含む）のため
（６）メンテナンス、重要なお知らせなど必要に応じたご連絡のため
（７）当社のサービスに関するお客様からのお問い合わせに回答するため（本人確認を行うことを含む）
（８）当社のサービスの利用状況をお客様にご報告するため
（９）当社のサービスに関するアンケート・取材等のご協力依頼や各種イベントへのご参加をお願いし、又はその結果などをご報告するため
（１０）当社のサービスの利用履歴等を調査・分析し、その結果を本サービスの改良・開発や広告の配信に利用するため
（１１）利用規約に違反したお客様や、不正・不当な目的で本サービスを利用しようとするお客様の特定をし、ご利用をお断りするため
（１２）当社の人材募集に関するお問い合わせに回答するため
（１３）当社の採用選考を行うため
Ⅱ．個人情報の管理と保護について
個人情報の管理は、厳重に行うこととし、次に掲げる場合を除き、お客様の同意がない限り、第三者に対しデータを開示・提供することはいたしません。 また、安全性を考慮し、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えい等のリスクに対する予防並びに是正に関する対策を講じます。
（１）予めお客様ご本人の同意を得ている場合
（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、お客様の同意を得ることが困難である場合
（３）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様の同意を得ることが困難である場合
（４）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
（５）業務を円滑に遂行するため、利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合
（６）合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合
（７）個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人情報の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめお客様に通知し、又はお客様が容易に知り得る状態に置いた場合
（８）その他法令で認められる場合
Ⅲ．個人情報の取扱いの委託について
当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合がございます。この場合、当社は、委託先としての適格性を十分審査するとともに、契約にあたって守秘義務に関する事項等を定め、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。また、当社は、取得個人情報の全部又は一部を、個人情報保護法の定めに基づいて共同利用することがございます。
Ⅳ．個人情報の開示について
当社は、お客様から個人情報の開示を求められたときは、お客様に対し、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、合理的な期間及び範囲でこれを開示します。但し、開示することにより次のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないこともあり、開示しない決定をした場合には、その旨を遅滞なく通知します。
（１）お客様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
（２）当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
（３）その他法令に違反することとなる場合
Ⅴ．個人情報の訂正及び削除について
１．当社の保有する個人情報が誤った情報である場合には、お客様の請求により、当社が定める手続きに従い個人情報の訂正又は削除を行います。
２．当社は、お客様から前項の請求を受けてその請求に応じる必要があると判断した場合には、遅滞なく、当該個人情報の訂正又は削除を行い、これをお客様に通知します。
Ⅵ．個人情報の利用停止等について
当社は、お客様から、個人情報が、利用目的の範囲を超えて取り扱われているという理由、又は不正の手段により取得されたものであるという理由により、その利用の停止又は消去（以下「利用停止等」といいます。）を求められた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、個人情報の利用停止等を行い、その旨お客様に通知します。但し、個人情報の利用停止等に多額の費用を有する場合その他利用停止等を行うことが困難な場合であって、お客様の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとれる場合は、この代替策を講じます。
Ⅶ．開示等の請求手続きについて
１．開示等のご請求に際して提出いただく書面の様式
以下の書類をダウンロードし、郵送でお送りください。
・「個人情報開示等請求書」のダウンロードはこちら〈WORD〉
・「個人情報訂正等請求書」のダウンロードはこちら〈WORD〉
・「個人情報利用停止等請求書」のダウンロードはこちら〈WORD〉
２．ご本人様、代理人様の提出書類
≪ご本人様による請求≫
①運転免許証、パスポート、住民票、年金手帳：いずれかのコピー1通
②開示等請求書：１通
③1000円分の郵便切手
≪代理人様による請求≫
①ご本人が自署し、ご本人の実印を押印した委任状：１通
②ご本人の印鑑登録証明書：１通
③代理人の運転免許証、パスポート、住民票：いずれかのコピー1通
④開示等請求書：１通
⑤1000円分の郵便切手
３．ご請求にかかる手数料
開示または利用目的の通知を行う場合には、以下の金額の郵便切手を同封してください。
1回の申請毎に、1000円
郵便切手が不足している場合、または同封されていない場合、その旨ご連絡いたします。もっとも、所定の期間内にお支払いいただけない場合は、開示等の求めがなかったものとして送付頂いた書面をご返答させていただきます。
なお、停止、追加、削除、利用停止、第三者提供停止のご請求については、手数料をいただきません。
４．開示等のご請求のお申し出先
一般社団法人労働環境改善協会
個人情報保護事務局
〒171－0021
東京都豊島区西池袋3－22－15大林４FB
TEL: XX-XXXX-XXXX
Mail: example@example.com
Ⅷ．プライバシーポリシーの変更手続
当社は本ポリシーの内容を適宜見直し、その改善に努めます。本ポリシーの内容は、法令その他本ポリシーに別段の定めのある事項を除いて、変更することができるものとします。変更後のプライバシーポリシーは、当社所定の方法により、お客様に通知し、又は当社ウェブサイトに掲載したときから効力を生じるものとします。
Ⅸ．法令、規範の遵守
当社は、保有する個人情報に関して適用される日本の法令、その他規範を遵守します。
Ⅹ．苦情及び相談への対応
当社は、個人情報の取扱いに関するお客様からの苦情、相談を受け付け、適切かつ迅速に対応いたします。また、お客様からの当該個人情報の開示、訂正、追加、削除、利用又は提供の拒否などのご要望に対しても、迅速かつ適切に対応いたします。
Ⅺ．お問い合わせ窓口
当社の個人情報の取扱に関するお問い合せは下記までご連絡ください。
一般社団法人労働環境改善協会
個人情報保護事務局
〒171－0021
東京都豊島区西池袋3－22－15大林４FB
Mail: office@weia.or.jp
２０２１年１１月１日制定・施行